W procesie szkoleniowym wyodrębniamy kilka etapów, zazwyczaj następujących po sobie. Ze względy na rodzaj szkolenia (otwarte, zamknięte) mamy do czynienia z dwoma różnymi cyklami szkoleń. Oczywiście niektóre elementy będą się powtarzać (np. planowanie, projektowanie szkolenia, przygotowywanie materiałów) mogą się jednak od siebie różnić. Pozostałe elementy są inne. Szkolenie zamknięte zaczyna się od analizy potrzeb szkoleniowych danej firmy, natomiast szkolenie otwarte początek bierze z analizy rynku, po której następuje procedura rekrutacji i selekcji kandydatów. Postarajmy się bliżej przyjrzeć obu tym cyklom.

Cykl szkoleniowy w szkoleniu zamkniętym

Na początek przeprowadzana jest analiza potrzeb szkoleniowych, po której następuje dokładne zaplanowanie szkolenia i przygotowanie materiałów. Następnie punkt kulminacyjny- szkolenie, potem jego ocena, która może stanowić punkt wyjścia do następnego szkolenia. Krótki opis każdego etapu:

Analiza potrzeb szkoleniowych. Określamy tutaj kto powinien być szkolony oraz na jakie kompetencje należy zwrócić szczególna uwagę, aby uczestnicy lepiej radzili sobie w życiu i pracy

Planowanie i projektowanie szkolenia. Określenie celów szkolenia i dobranie odpowiednich metod do ich realizacji, dobór treści nauczania, dodatkowe pomoce, składanie zespołu trenerów, określenie sposobu oceny szkolenia, ramy czasowe szkolenia, miejsce szkolenia.

Przygotowanie materiałów szkoleniowych. Czyli materiały szkoleniowe dla uczestników, pomoce audiowizualne, materiały dla trenerów. Również sprawy organizacyjne, rezerwacje, sal i noclegów, przygotowanie planu dojazdu dla uczestników itd.

Przeprowadzenie szkolenia. Nic dodać nic ująć.

Ocena szkolenia i działania po jego zakończeniu. Ocena to przede wszystkim próba określenia efektów, jakie szkolenie przyniosło uczestnikom i firmie.

Cykl szkoleniowy w szkoleniu otwartym

W wypadku szkoleń otwartych zamiast analizy potrzeb szkoleniowych przeprowadzana jest analiza marketingowa zapotrzebowania na dany rodzaj szkolenia. Następnie opracowuje się metodę naboru i selekcji kandydatów, analizę indywidualnych potrzeb uczestników oraz motywów zgłoszenia się. Opis etapów:

Analiza marketingowa. Ocenia się jaki rodzaj szkoleń spotka się z zainteresowaniem możliwych odbiorców. Jest to czynnik uruchamiający cały cykl, dlatego dokonuje się na innej płaszczyźnie, płaszczyźnie zewnętrznej i może być przeprowadzany przez inny zespół osób niż ten który potem pracuje nad cyklem szkoleniowym.

Planowanie i projektowanie szkolenia. Jeżeli analiza rynku wskazuje na zapotrzebowanie dana dziedziną wówczas planujemy szkolenie, przebiega to analogicznie jak w szkoleniu zamkniętym, z różnica dotyczącą celów.

Rekrutacja i dobór uczestników. W wypadku zgłaszania się różnych osób może być potrzebne podanie kryteriów jakie powinien spełniać kandydat, np. wykształcenie. Może być potrzebne opracowanie procedury wyboru kandydatów.

Przygotowanie materiałów szkoleniowych. Podobnie jak w szkoleniu zamkniętym.

Przeprowadzenia szkolenia. Analogicznie jak w szkoleniu zamkniętym z ewentualna różnica, że uczestnicy szkolenia się nie znają (co może prowadzić do potrzeby integracji grupy).

Ocena szkolenia. Tutaj ocena może obejmować poznanie opinii uczestników o sposobie prezentowania szkolenia oraz ocenę efektów szkolenia (w tym wypadku odnoszącą się tylko do osoby). Rzadko dokonuje się oceny długoterminowej, ocena zazwyczaj jest sygnałem dla prowadzących czy coś należy zmodyfikować i czy nadal istnieje potrzeba prowadzania tego typu szkoleń.

Na podstawie:
Łaguna M., 2004, Szkolenia. jak je prowadzić, by...; Gdańsk, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne